数万员工复工协议如何完成?电子签名成为核心抓手 
2020-02-11 21:33:07
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1月底,德国境内慕尼黑南部的汽车零部件制造商伟巴斯特(Webasto)出现感染病例,不仅4名员工被隔离,其位于德国斯多克道夫(Stockdorf)的工厂暂时关闭,而斯多克道夫办公区也开始了全员放假。

随着各地逐渐发布具体复工日期,全国各地即将迎来迟来的“返工潮”。

不营业就是硬亏,企业自然希望早日开工。但需要注意的是,对于企业而言,除了通过物理空间的消毒、医疗资源配置等做好防疫检疫,也可以通过无纸化在线办公、电子文档、电子签名等,进一步减少受感染风险。尤其对于工厂、大型企业、政府单位等人流密集等单位,因积极配合国家做好员工、工作人员的健康情况及健康承诺的收集,这是对自己的负责,也是对他人负责。

而借助电子签名,既能减少各单位感染风险,又能提升工作效率。

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复工在即,企业究竟面对怎么样的困境?

根据2019年交通运输部公布的数据看,2019年春运前十日(1月21日-30日),全国道路、铁路、水路、民航累计发送旅客7.39 亿人次。

随着全国各地逐渐复工,如此规模的人群将再次涌入城市,回到公司的岗位上,开始新一年的工作,即便有所减少,基数和规模摆在眼前。

且先不说企业开工后公司消毒、日常健康管理等情况,仅仅复工前的承诺书,就足够企业头疼。

各正在申请复工的企业、正在复工的政府机构,都需要签订承诺书。例如各级机构需要企业证明返岗员工身体无恙,员工能保证自身不存在携带病毒传染他人;例如在社区内的租户要有企业开具的上班证明,才能每天正常出入小区等。

如果仍然沿用纸质合同材料,上述流程大致是,申报人员先打印文件签字,呼叫快递,然后戴上口罩,穿起衣服,“冒险”走到小区门口,将材料交给快递员。

如果没有打印机,还要上街或在小区内寻找能打印的地方。

更大的风险是,万一承诺书上携带病毒,或在快递、运输、配送途中不小心碰到病毒,并将病毒带到公司,将会造成不可估量的影响。

2月3日的国家中央政治局常委会中也强调,“减的是文牍,缩的是会议,反对的是形式主义”,人民日报甚至发表评论,《都什么时候了,还在搞“填表抗疫”》。

非常时期,纸质文件和表格不仅存在安全隐患,实际效率也不高,比如快递需要时间,文件收到后还需要耗费大量人工和时间进行收录、登记和整理。

数万的企业或数千户住宅的小区,光是收回来的材料,可能就能摆满一间办公室桌子,仅整理和登记,要动用整个行政部门花上几天时间。

时间就是金钱,企业越早递交这些材料,才有机会,能越早顺利开工。

对于大型企业和政府单位而言,如之前没有准备,采购是相对可靠的路径,但是对于中小企业而言,尤其是小企业,如果处理不好突如其来的疫情,也许撑不过2020的Q1。

最近常看到的段子就是,一觉醒来发现上班的公司说不用等放假通知了,因为公司解散了。

为了避免上述段子的出现,全国上下都在帮助中小微企业。

大量互联网平台免费开放协同办公的功能,例如飞书向所有用户免费开放OKR功能;钉钉免费开放百人视频会议功能,向1000万家企业免费开放全套的“在家办公”系统;企业微信更新了群直播、收集表、在线问诊、在线会议支持300人等功能。

其中电子签名赛道的e签宝发起的“e起前行亿元计划”,也是通过向中小企业企业提供免费“疫情防控承诺书”签署服务,帮助和支持全国中小企业共渡难关。

一般而言,大企业对于电子签名的需求远高于中小企业,但今年情况特殊,在“承诺书”签订场景中,各类需求一致且清晰。根据e签宝的粗略统计,其钉钉上的微应用,仅2月3日、4日的开通数是节前的10倍以上。

突如其来的疫情,忽然让企业和政府单位意识到,“我们距离真正的数字办公实在太远了。”

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电子签名和线上合同的契机

迟迟未来的复工通知,让企业员工开启了“梦寐以求”的远程办公模式。

为此,此前大批互联网公司也将自己的产品免费开放,例如飞书、钉钉、企业微信等开放免费功能。线上办公规模之大,甚至让2月3日当天的钉钉和企业微信一同被挤崩溃。

实际在体验了1周后,除了深感SOHO的疲惫及效率低下,大家更是感慨,缺少数字化办公基础设施,紧靠协同办公软件无法处理很多紧急且实际的问题。比如客户签完合约想发合同来盖章,发现既不知道公章在谁手里,也不知道寄快递一个来回要几天,再比如手里有很着急的合同需要审核条款,结果法务突然离线失联等等。

协同办公只是一种外在表现形式,企业经营的根本依然是解决问题,例如提供服务,销售产品等。一根网线可以触达全球,但真正想要签订合同,并履约打款时,才发现快递物流尚未开工,合同生效遥遥无期。

尤其一般春节之后是业务咨询和合作签署的高峰,例如供应商预付款、全年预算审批、法务申报等等,过去都依赖纸质合同进行签订和留存,电子归档顶多是个拍个照,扫描进行编号和分类,离真正的电子化办公相去甚远。

而特殊时期,除员工开展线上办公需要解决上述问题外,针对复工,企业和员工都需要签订大量证明材料,包括前文提到的承诺书,补休证明等。

以浙江某大型物业集团为例,其8万员工需要在返岗前签署疫情防控承诺书,员工承诺如实上报接触过相关人员、自身健康等情况,帮助企业实现不用面对面,也能确保8万甚至更多员工的身体健康。

据e签宝发布的数据看,该企业上线功能后,1分钟内的峰值有近万名员工进行了电子签署。

而这些需求不仅在企业中存在,在社区、政府等也是必需。

过去大家过度依赖纸质材料,突如其来的疫情给了大家一个提醒,大家才反应过来,原来电子签名的功能和效果是一样。

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办公数字化不仅仅是智能硬件

疫情对人们的生活、工作等都带来巨大影响,但是最终一切都会过去。

而这一系列事情,让倪叔对数字化有了更深入地思考。

中国一直在提数字化转型升级,虽然在支付、社交、游戏等方面,我们实现了较高程度的数字化,在企业经营方面,尤其是办公管理上还差得很远。

这也是为什么,中国还无法像美国那样有非常多优秀且能在资本市场保持持续增长的SaaS企业,这些企业在上市之后甚至一直保持几年,甚至十几年稳定增长。

以Salesforce为例,1999年,Salesforce创始人贝尼奥夫在华尔街日报的封面发文称“软件已死,服务当立”,并提出SaaS理念时,甚至还被人认为是“手里没有产品的骗子”。

而再看今天,Salesforce不仅有3万名员工,CRM20%的市场占有率,其最新的公司市值已超过1600亿美金,2004年上市时这一数字大约是11亿美元。最新传闻,谷歌想要通过2500亿美元收购Saleforce,而谷歌希望通过这笔并购一改云业务上的颓势,超过微软的Azure,对抗亚马逊的AWS。

这也可能是中国科技型公司未来机会,疫情杀的人们措手不及,但也让人们意识到电子化及云办公重要性。

事实上,目前国内数字化协同办公领域还处于相对早期的阶段,这也是为什么各大互联网公司纷纷出手的重要原因,钉钉、企业微信、飞书、金山WPS+云办公等都希望尽快抢占用户。

差异化的功能点将会成为突出重围的关键,电子签名就是其中的关键之一。

无论是企业或是个人,在未来都离不开电子签名,不仅能有效帮助企业节约运营成本、减少能源消耗,并能有效提升企业效率。更为重要的是,通过电子签名能够帮助企业按照契约规则进行诚实经营,最终完成企业与企业,企业与个人的智能连接。

据报告显示,2019年电子签名平均为每位企业客户节省44600元文书签署及管理费用,平均每次签署节省2.3天,相当于节约了475亿张纸,间接拯救了119万棵树。节约的纸摞起来一共有4750000米高,比535座珠穆朗玛峰叠起来还要高。为签署量排名前20%的企业客户节省780亿7000万费用。

如果说前面的Salesforce太过美好,那么去年上市且市值一度超过百亿美元的DocuSign则真正让全世界都看到电子签名市场的潜力。

第三方研究机构Anlysys易观发布的《中国电子签约市场专题分析2019》报告显示:在中国互联网电子签约整体市场上,e签宝占比33.85%,位列榜首。据公开数据显示,截至2019年12月31日,e签宝累计签署量达105亿,个人用户2.5亿,企业用户437万,日均签署量超2000万次。并且,2019年10月,e签宝获得蚂蚁金服领投的6.5亿元C轮融资。

疫情的突然出现让人们意识到在线办公的重要,但更进一步的问题是,有了线上办公之后,该如何确保工作顺利有效地进行,该如何确保合同、文件和材料在家也能具有法律效应。

这个冬天,人们可能没有怎么出门,但数字化协同办公领域却迈出了一大步。


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